【メールの返信方法】短時間で済む定型文や短文か、時間はかかるけど自分の言葉を使って返すのか

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どうもNon太(@LoveWifeLives)です。

会社に勤めている人はまだまだメールを使っている人はたくさんいると思います。

個人間のやり取りであれば、メールは少なくなったとしてもそれがLINEに取って代わられて、LINEでやり取りしている人も多数いるでしょう。

仕事でも友人でも、彼氏や彼女でも好きな人に対してでも、連絡が来れば返信するしそれに対して相手からまた返信があって、を繰り返しますね。

そんな時、仕事であれば定型文を、友人や恋人や夫婦間であれば短文で返信する人もいれば、仕事でもしっかり自分の言葉で返信したり、ちょっと何か一言付け加えて友人や恋人に返信する人もいます。

この問題の正しい回答というのはなくて、実際には価値観や好みの問題と言えるでしょう。

それでも僕は、どれだけ時間が掛かっても少し長い文になったとしても、必ず自分の言葉や解説を添えて返信するようにしています

今回はなぜそういう考えに至ったのかの背景を考えつつ、なぜその方が良いのかの結論を出したいと思います。

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短文ばっかり返ってくると嫌気がさす

今から10年以上前、僕が大学や社会人になった頃というのは、友人でも恋人でも知り合った女の子でも連絡を取る手段は電話番号の交換かメールアドレスの交換をすることから始まります。

その中でも大半はメアドを聞いてメールで連絡を取り合うのが主だったんです。

この頃からすでに僕は、短文で一言だけで返信をすることも返信が来ることも嫌いでした。

とりわけ知り合ってちょっと気になる女の子とのメールのやり取りではなおさらイヤでした。

例えば少し気になった女の子から、朝に「おはよう」という一言メールが来たとしても、あまり喜べなかったんです。

なぜかというと、

Non太
おはようと一言だけメールで来ても、「おはよう」以外に返信できひんやん!

なんて思ってたからです。

逆も同じです。

例えば気になる子に僕から朝のメールを送ったとします。

おはよー!

今日朝のニュースで〇〇ちゃんの星座が1位やったで~

良いことあるといいな♪

気を付けて学校行きや~!

あえて「おはよう」の後に、少しコメントを付け加えて僕はメールをします。

僕の中ではこのメールを読んでこんな返事が来ると想像します。

おはよー!

うそー私が1位?なんか良いことあるといいなぁ♪

Non太君は何位やったん?

私も頑張るからNon太君も学校頑張ってね~

と言った感じ。

それなのに、返信がこんな短文で返ってきたらどうしますか?

おはよう!今起きた!

もうすでに僕はおはようを言ってますので、またおはようだけを返すのもおかしいですよね。

なので、また文を考えないといけません。

 

おはよー

今起きたってもう昼やんw

ちゃんと遅刻せんように学校行きやー!

実はもう遅刻してるとか?

メールの最後に「?(クエスチョン)」を入れるのは返事を返してもらうのに良いとか言われてますが、とりあえず少し話を膨らませるために上記のようなメールを返したとします。

するとまた、さっぱりしたメールが返ってきました。

うん、遅刻!

いやはや、このメールにどうやって返信していけばいいねんと。

と言ったように、ただ一言短文で返ってくるメールに返信するのがものすごくしんどく感じてしまう僕だったんです。

 

この後一旦メールのやり取りが終わったと思っていたら、向こうから「今家帰った」と報告のような相変わらず短文のメールが来ることもしばしば。

そのたびに、「いや…だから「おかえり」以外になんも返事出来ひんやん!」と思っていたものでした。

 

もしかしたら、この女の子はもとからメールが好きじゃなかったのかもしれませんし、はたまた僕とはメールをしたくないからわざと短文でメールを返してきてたのかもしれません。

恐らく彼女にとっては、そんな感じでメールをするのが普通だったのでしょう。

こういう感じの子とは、やっぱり恋愛にも発展しにくかったですし。w

 

僕はこんな一言だけメールが来ても返信に困ってしまうタイプだったので、自分から送るメールの場合は、一言だけじゃなくてちゃんとコメントや何かしらのメッセージを付けてメールをするようになっていました。

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短文で返せ!という上司、ちゃんと自分の言葉を添えて返信しろ!という取引先

以前の職場で働いていた頃、全国から応募のあった幼稚園でイベントを行うという仕事を担当していました。

そして応募が多数の場合は、抽選で実施幼稚園を決めますと謳っていたんです。

実はこれは建前で、イベントを開催するためのお金を出しているメーカーの意見により、

  • メーカーの支店がある都道府県でしか開催しない(主要都市にしかなかった)
  • 園児数が100名以下の幼稚園では開催しない(アプローチできる数が少ないと見なしたから)
  • 保育園は対象外とする(なぜか幼稚園限定だった)

という規制があったんです。

もちろんそんなことを表立って言うと、差別だ!おかしい!と言われてしまう恐れがあったので、これは内々で決めた内緒の話。

全国的にみても有名なメーカーだったので、認知度は抜群、幼稚園側からしたらとても魅力的なイベントでした。

それをメーカーのHPで告知すると、全国各地の幼稚園・保育所から応募がどっと寄せられました。

応募はメールからのみ。そのメールが届くのが僕のパソコンだったわけです。

北は北海道から南は沖縄まで、園児数が5名しかいないけど…だとか、過疎化が激しく今年で閉園するから最後の園児たちの思い出に!だとか、想いが綴られたメッセージとともにたくさんの応募が来ました。

でもそのほとんどが実施対象外の幼稚園だったんです。

開催できる幼稚園数が30だとしても、応募園数は100を超えているにも関わらず、その内対象外幼稚園は90を超えるといった感じ。

結局開催できる幼稚園の数が足りないので、開催可能な都道府県の幼稚園に直接電話して、「イベントをさせてもらえないか?」なんて交渉をしていたんです。

意味わかりませんね。でも仕事だったので仕方ありませんでした。

 

断る幼稚園にはメールを返信しないといけないわけですが、上司からは「返信に時間とっても仕方ないから、ちゃんと定型文を作って対応するように!」と言われていました。

僕としては、

Non太
いやいや、せっかく色々想いを込めたメールをしてくれているにも関わらず、定型文しか返さへんって、「ちゃんと読んでんのか?」みたいなクレームくるで…

なんて思ってました。

案の定、とある幼稚園にいつもの定型文で「抽選の結果訪問できません」というメールを送ると、僕たちのメールを飛び越えて、直接メーカーのお客様センターにクレームが入りました。

 

機械のようなメールが返ってきた!ほんまに抽選して決めてるのか?それとも園児数が少ないからってバカにしてんのか?」といった内容です。

幼稚園にはもちろんメーカーにも印象を悪くしてしまったことを謝罪し、幼稚園側には開催は出来ないけれど、開催した幼稚園限定で園児たちに贈る記念品を特別にプレゼントすることで話しが付きました。

 

その後、取引先の担当者は僕に言います。

あのメールの返信をしてたらいつかクレームになるんちゃうかと思ってたけど…。

もっと早く伝えておけばよかったな。

大変かもしれへんけど、ちゃんと応募のメールに対して「しっかり見てますよ」っていうのが伝わるメールの返信せな!

実施対象外ってことは言ったら角が立つから言わなくていいけど、「ホントは開催したかったけど出来なくてすみません」って気持ちを込めたメールの返信の方が良いよ。

知ってると思うけど俺のメールって基本長いやろ?

長いのがウザいって人もいるかもしれんけど、それでもちゃんと気持ちが伝わるメールの方が俺は良いと思うねんな

と。

 

この人には随分にお世話になったと常日頃から思ってたけど、僕と同じような気持ちを持ってくれていたことが嬉しかった。

それから何も迷うことなく、来たメールにはしっかり返信するようになりました。

自分の想いや来たメールに沿った回答とともに、「もし私個人が全ての決定権を持っているならば、出来る限りご応募いただいた全ての幼稚園に訪問しイベントを行いたいと思っているのですが…」という言葉を必ず付け加えるようにして。

それが僕の本音だったからです。

 

もちろんこれ以降、メールの返信に対する怒りのメールやクレームは一切来ることはなくなり、お断りをしているにも関わらず「ありがとうございました」という返信をさらに頂けるようになったことは言うまでもありません。

この出来事は、仕事でメールを返信する上で今でも非常に役立っています。

言葉じゃなく文字だからこそ想いを正確に!

言葉であれば、話し手の表情やトーンで怒っているのか冗談っぽく言っているのか、機嫌よく言っているのかをいくばくかは読み取れます。

でもメールの場合は文字を読むことしか出来ないので、言葉以上に真意を伝えるのが難しいツールです。

だからこそ僕は、例え長い文だと思われたとしてもくどい奴だと思われたとしても、自分の言葉で自分の考えていることが一緒に伝わるようなメールの書き方をしているんです。

もちろん状況に応じて、ではあります!

結論だけサクッと求められている時に、ウダウダ状況の話しをすれば面倒くさいですし、どういう状況と聞かれているにも関わらず結論だけをサクッとメールしてしまうと意味ないですからね。

時と場合によりますが、基本は文字だけだからこそ自分の考えや想いが伝わるメールの返信を心がけています

メールは報告じゃなくて会話の延長

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僕の中でメールは会話の延長なんです。

今でも妻とLINEをする時、例えば「仕事終わって今から帰る」とラインで送る時も、「今から帰る」とだけ送ればそれは報告です。

それを「今から帰るよ~雲行き怪しくて雨が降りそうやからダッシュで帰る~!目標は20分!!」なんてLINEしたら、これはもはや会話なんです。

その後は妻はLINEで返してくることもあれば、(すぐ帰ってくることが分かっているので)帰ってきてから「LINE来てから23分かかってたよ~」なんて言ってくる場合もあります。

僕が送信する時は、相手がメールやLINEを受け取った時に、ただの報告連絡じゃなくて会話をふられていると感じられるメッセージにすることを心がけているわけです。

一言でもコメントやメッセージが入っている方が、貰った時に嬉しいと思いませんか?

メールの返信方法 / まとめ

自分がメールを送る時に心がけていることをまとめてみました。

色々と述べましたが、正直なところ一言でまとめてしまうとメールに対する価値観によって変わってくるのでしょう。

特に友人間や恋人同士のプライベートなメールに関しては。

でも、昔の記憶を思い返してみても、ただの短文メールや一言メールじゃなく短くても一言添えたりメッセージを付けて送ることで、相手の女の子からの受けはかなり良かったと記憶してますけどね。w

ちなみに、以前の職場では1日に何十通もメールを送ることもしばしばでしたが、この方法でやり通して長くてうざいみたいなことは言われることはなく、「丁寧で良い」という外部評価をもらえることがほとんどでした。

人それぞれではありますが、参考にしてもらえる点もあるはずなので、メールの送り方に悩んでいる人はぜひ試してみてほしいと思います。

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